ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه

با توجه به مکانیزه شدن فعالیت های سازمان ها و شرکت ها، نیاز است که بخش های مختلف سازمان ها و شرکت ها را با نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری مدیریت کنند.

قصد ما امروز معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه هست که نقش ویژه ای در یک سازمان دارد. همانطور که می دانید دبیرخانه گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد و کلیه سازمان می توانند با استفاده از این سیستم نامه ها را در فرمت های مختلف آماده کنند، و بین تمامی نامه های صادره و وارده جستجو انجام دهند.

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه هر سازمان به راحتی کلیه مکاتبات و مدیریت اسناد را در کوتاه ترین زمان انجام می دهد.

یک نرم افزار دبیرخانه باید یکسری ویژگی هایی داشته باشد تا مورد استفاده سازمان ها قرار گیرد. یعنی  با انواع مدیریت های ایران سازگار باشدکه مهم ترین بحث این مطلب است.

 

امکانات و قابلیت های یک نرم افزار دبیرخانه

۱- ثبت نامه های وارده

یکی از قابلیت های نرم افزار دبیرخانه این هست که نامه های وارده به سازمان اعم از، مکاتبات بین سازمانی، حکم، یادداشت و… را در سیستم ثبت کند و جهت اقدام به کارتابل شخص مورد نظر ارسال کند.

۲- ثبت نامه های صادره

این قسمت نامه های که به خارج از دبیر خانه ارسال می شود مربوط است. از زمانی که نامه پیش نویس، تصحیح مکرر (ارجاع دوباره جهت پیش نویس)، امضا و ثبت در دبیرخانه و چاپ یا به سازمان مورد نظر ارسال می شود. که این روند مانند یک چرخه ادامه دارد.

۳- انجام مکاتبات داخلی

در این بخش کاربران دبیرخانه به راحتی و بدون اینکه نامه را ثبت کنند، می توانند نامه های داخلی مختلف را بین دبیرخانه ها و افرادی که مجاز به دریافت نامه هستند ارسال کنند.

۴- ارسال پیغام

اگر کاربری بخواهد بصورت غیر رسمی به کاربر دیگر پیغامی را ارسال کند در هر سمت سازمانی از این ویژگی می تواند استفاده کند.

۵- کارتابل

هر فرد در یک سیستم کارتابل ممکن است یک یا چند سمت داشته باشدکه آن فرد برای هر سمت می تواند یک کارتابل جدا داشته باشد و از طریق آن میتواند نامه هایی که برایش ارسال شده را در کارتابل مشاهده و بررسی کند.

۶- ارجاع

هر کاربر می تواند نامه هایی که در اختیار دارد را برای افراد دیگر ارجاع دهد. یعنی این کاربر اجازه دارد به افرادی که مجاز به مکاتبه هستند، ارجاع دهد. اشخاص مجاز، اشخاصی هستند که زیر دست و یک سطح بالاتر می باشند. همچنین کاربر می تواند نامه را بصورت گروهی ارجاع کند و اگر مجاز به ارجاع محرمانه باشد میتواند محرمانه ارسال کند.

۷- سابقه نامه

تمامی ارجاعاتی که برروی یک نامه اتفاق افتاده است، سابقه نامه را مشخص می کند.همچنین کاربر میتواند سابقه را بصورت کلی و یا بصورت مسیری که نامه به کاربر فعلی رسیده مشاهده کند. سابقه، دستور ارجاع و وضعیت نامه در کارتابل فرد قابل مشاهده باشند.

 

۸- ارجاع خودکار

در این ویژگی  نرم افزار براساس مشخصاتی که کاربر تعریف کرده است، نامه های خاصی را به فردی بصورت خودکار باید ارجاع دهد.

۹- جستجو

اگر شما بخواهید یک نامه خاصی را در سیستم جستجو کنید کار بسیار دشواری هست چون شاید سالانه هزاران نامه وارد نرم افزار شود. پس نرم افزار باید این امکان را داشته باشد که براساس متن، فرستنده ، گیرنده و… نامه را برای کاربر پیدا کند.

۱۰-یادآوری

مثلا نرم افزار این امکان را داشته باشد که برای یکسری نامه ها یادآوری کند. زمانی که کاربر وارد نرم افزار شود می تواند آن نامه ای که مشخص شده را یاد آوری کند.

۱۱- تعریف انواع دبیرخانه

این نرم افزار باید این قابلیت را داشته باشد، که بتوانیم انواع دبیرخانه را تعریف کنیم، مانند:

یک دبیرخانه مرکزی و چندین دبیرخانه محلی

چند دبیرخانه داخلی مستقل

چند دبیرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهنده

۱۲- بایگانی دبیرخانه

با توجه به اینکه همه ی نامه های یک سازمان به دبیرخانه می رود و امکان جستجو سخت است، باید نرم افزار  ویژگی ای داشته باشد که نامه ها را در کلاسه های مختلفی دسته بندی کند.

۱۳- انواع گزارشات

نرم افزار این قابلیت را باید داشته باشدکه بتواند انواع گزارش گیری از نامه هایی که برروی سیستم ذخیره شده را بدهد. و میزان فعالیت کاربران در سیستم یا میزبان مکاتباتی که انجام شده را به صورت گزارشات مقایسه ای ارائه بدهد.

اگر شما به دنبال بهترین نرم افزار دبیرخانه برای سازمان یا شرکت خود هستید ما به شما نرم افزار دبیرخانه پیوند را پیشنهاد می کنیم، که کلیه امکانات و ویژگی های بالا را برای شما امکانپذیر کرده است.

 

برای خواندن ادامه مطلب به سایت سماتوس مراجعه کنید.